Правильная запись о приеме в трудовой. Правила оформления трудовой книжки

Трудовая книжка – документ, информирующий о сферах деятельности человека. Именно на нем акцентируется внимание при поступлении на работу и оформлении пенсии.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Инструкции и полезные советы помогут безошибочно делать необходимые записи.

Законодательная база

1. Постановление Правительства РФ N 225 — правила ведения и хранения трудовых книжек.
2. Постановление Министерства Труда РФ N 69 — требования к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
3. Трудовой кодекс: ст. 66 - трудовая книжка (ТК), особенности; ст. 192 – 193 – ответственность за несоблюдение порядка по ведению ТК; ст. 83 – расторжение договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
4. Письмо Роструда от N 656-6-0 – ответственность за хранение ТК.
5. Ст. 5.27 КоАП – последствия несоблюдения законодательства относительно ведения, учета и хранения книжек.

Ознакомиться с документами можно здесь:

Кто отвечает за ведение, учет и хранение?

На основании Правил, выдача ТК входит в обязанности руководителя. По его распоряжению назначается сотрудник, отвечающий за их ведение, учет и хранение.

Должностная инструкция обязательно прописывается в и Приказе. При нарушении требования ответственность несет работодатель.

Бывают ситуации, когда служащий просит временно выдать книжку на руки (например, для предоставления в ПФР).

Помните, что в случае потери вся вина ложится на уполномоченное лицо, то есть специалиста отдела кадров или руководителя.

Возможное наказание:

• для кадровика – за нарушение ст.192-193 Трудового кодекса выплачивается административный штраф 1000-5000 руб.;
• для руководителя – согласно ст. 5.27 КоАП, взыскание в размере 30000-50000 руб. или остановка деятельности фирмы на 3 месяца.

Даже наличие расписки от сотрудника о возврате документа не освобождает от ответственности.

Как поступить, чтобы избежать негативных последствий:

• самостоятельно предъявить ТК в требуемые инстанции;
• предоставить сотруднику нотариально заверенную копию документа.

Правила заполнения трудовых книжек в 2020 году

Предприятие обязано оформлять ТК на каждого сотрудника, проработавшего на постоянной основе больше 5 дней.

Аналогичное требование предъявляется по отношению к тем, кто принимает сезонных, временных или подлежащих социальному страхованию служащих.

Согласно законодательным актам, правила оформления книжек в 2020-2016 году остались неизменными.

Общий порядок заполнения таков:

• каждая запись нумеруется сквозным типом;
• вся вносимая информация должна быть на русском языке; если на территории РФ функционирует предприятие из другого государства, допускается дублирование текста на другом языке;
• нельзя использовать сокращения;
• дата имеет формат ДД.ММ.ГГГГ;
• пишутся арабские цифры, перед одиночными проставляется «0»;
• все вносимые сведения заверяются печатью организации;
• разрешенные цвета шрифта: синий, фиолетовый, черный.

Как правильно сделать запись в документе?

Получить ответ на этот вопрос поможет инструкция по заполнению трудовых книжек в 2020 г.

Титульный лист

Заполняется, если работник впервые устраивается официально.

Содержит:

• ФИО — указывается полностью. Данные берутся с паспорта, водительских прав или военного билета. Использование инициалов недопустимо.
• Дату рождения – прописывается с соблюдением рассмотренных выше правил.
• Уровень образования – вносятся сведения из диплома или аттестата (высшее профессиональное, среднее общее и т. д.).
• Профессию, специальность – указывается на основании документов об образовании.
• Дату заполнения – проставляется текущее число. Месяц разрешается писать словами или цифрами.
  Подпись владельца и кадровика (руководителя).
• Печать - в трудовой книжке проставляется для заверения внесенных данных.

Пример:

Сведения о трудовой деятельности

Раздел, предназначенный для внесения информации о работе служащего. Здесь отмечается прием, перевод или .

Страница имеет четыре графы:

• порядковый номер записи;
• дата внесения изменений;
• поле для записи – вписывается название компании (в том числе сокращенное), должность, наименование структурного подразделения;
• номер и дату документа, повлиявшего на принятие решения.

Документом-основанием для внесения записи является приказ, заверенный печатью компании и подписью работодателя.

Пример:

Достижения и награды

Раздел, предназначенный для отметки о поощрениях, присвоении новых званий, получении грамот или нагрудных знаков и т.д.

Все они предусмотрены ТК РФ или , но предоставляются непостоянно.

Как заполнить эту страницу:

• в первых двух колонках ставится порядковый номер и дата;
• в столбце №3 указывается название компании, должность и вид награждения;
• в последнем столбце - дата и номер приказа, на основании которого поощряется сотрудник.

Пример показан на рисунке:

Дисциплинарные взыскания не пишутся. Исключение – .

Восстановление в должности

Бывают ситуации, когда сотрудник был и обратился в суд.

При удовлетворении иска работодателя могут принудить вернуть служащего в компанию.

В такой ситуации кадровый специалист должен аннулировать сведения о расторжении трудового договора.

Образец записи представлен на рисунке:

Увольнение

При увольнении запись в ТК должна вноситься своевременно и совпадать с числом, отмеченным в .

В противном случае, у организации могут возникнуть конфликты с контролирующими инстанциями. Это грозит выплатой административного штрафа и материальной компенсации сотруднику.

Для предотвращения негативных последствий необходимо в день увольнения внести следующие записи:

• №2 – дата расторжения договора (последний рабочий день — );
• №3 – сведения о происходящем событии: причины и ссылки на статьи законодательства;
• №4 – реквизиты документа, на основании которых происходит увольнение.

В трудовой книжке ставится печать, подпись кадровика (руководителя) и бывшего работника.

Образец за 2020-2016 г. представлен на рисунке:

Смерть сотрудника

В случае законодательство требует вносить в ТК правильную запись – о прекращении договора по независимым от воли сторон обстоятельствам (п. 6 ст. 83 ТК РФ).

Обязательно указывается дата смерти, отмеченная в свидетельстве (предъявляют родственники). Поле для подписи, подтверждающей ознакомление, остается пустым.

Образец заполнения:

Исправление ошибок и внесение изменений в ТК

Иногда в документ вносится неправильная запись, но по установленным правилам зачеркивания недопустимы.

Для этого в графах таблицы «Сведения о работе» пишется:

• №1 – порядковый номер записи;
• №2 – дата внесения исправления;
• №3 – информация о признании записи недействительной.

Затем записываются достоверные данные. В последней колонке отмечаются реквизиты документа, на основании которого сделаны исправления.

Так происходит аннулирование ошибочной записи:

Переименование компании

Обязательно делается запись в ТК, иначе у сотрудника могут в дальнейшем возникнуть проблемы с Пенсионным Фондом при определении трудового стажа.

Использование двух разных печатей введут в заблуждение.

Чтобы этого не произошло, специалист отдела кадров проставляет:

• в графе 3 – название компании, информацию о переименовании, дату.
• в графе 4 – основание вносимых изменений (приказ работодателя, дата и номер).

Пример заполнения:

Правила заполнения вкладыша

Если книжка закончилась, необязательно заводить новую – достаточно вставить специальный вкладыш.

Он оформляется и заполняется по принципу, аналогичному оформлению ТК, только понадобится его вшить – так гласят установленные правила.

Пример представлен ниже:

Законодательство не регламентирует особенности вшивания. Большинство предприятий используют жесткие нитки, делают 4 прокола и крепят лист в конце трудовой книжки.

Специалист обязан указать в ней серию и номер вкладыша, который обязательно заверяется печатью.

Дубликат ТК и его оформление

может понадобиться:

• в случае ;
• в результате износа или серьезных физических повреждений;
• при наличии записей, отмененных по решению суда;
• в случае ЧП на предприятии (копии могут выпускаться массово).

Кадровик обязан выдать сотруднику новую ТК в течение 15 рабочих дней с момента подачи заявления. На титульном листе готового документа обязательно наличие надписи «Дубликат».

Пример:

С.С. Сидоров потерял свою трудовую книжку, поэтому 15.07.2016 подал заявление на изготовление дубликата.

Новый документ сотрудник получил 01.08.2016:

Как делают записи ИП?

Образец заполнения трудовой книжки: общие требования к оформлению, порядок исправления ошибок и восемь примеров записей в документе.

Трудовая книжка- основной документ работника о деятельности и стаже, который необходим ему для хорошей пенсии. Поэтому заполнять трудовую надо по правилам. Далее рассмотрим требование к ее оформлению. Приведем образец заполнения трудовой книжки в различных ситуациях: работник увольняется, внешнего совместителя переводят в штат, компания поменяла наименование, пропустила запись или неверно указала фамилию работника.

По каким правилам надо вносить записи в трудовую книжку

Чтобы не допустить ошибку в книжке, необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:

• Трудовым кодексом – в нем прописано, когда надо оформлять документ;
• постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках» – в нем приведен образец заполнения трудовой книжки и прописаны правила хранения;
• постановление № 69 от 10.10.2003 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» – регламентирует порядок исправления ошибок.

• Справка
• Общие требования к оформлению:
• запись в трудовую книжку вносят без сокращений и присваивают свой порядковый номер. Например, нельзя писать "пр"вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «ТК РФ» вместо «Трудовой кодекс Российской Федерации» . ;
• информация вписывают на русском языке. Иностранным компаниям разрешено дублировать текст на другом языке;
• даты указывают арабскими цифрами формате ДД.ММ.ГГГГ;
• разрешено использовать ручку синего, фиолетового или черного цвета.

Какие сведения вносят в трудовую книжку работника

Заполняется документ на каждого работника, который проработал в компании более пяти дней, включая временных и сезонных рабочих. За период работы сотрудника в компании в его трудовую книжку вносите сведения:

• о выполняемой им работе;
• переводах на другую постоянную работу;
• установлении второй и последующих профессий, специальности;
• обучении на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров;
• совместительстве (по желанию сотрудника);
• изменениях в наименовании должностей;
• награждении за успехи в работе;
• увольнении (с основаниями прекращения трудового договора).

Сведения о взысканиях не вносите, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Такой порядок установлен в части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ, в разделе II Правил, утвержденных , и пункте 3.1 Инструкции, утвержденной .

Записи о работе в трудовой книжке сотрудника

Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации и т. п. в трудовую книжку вносите на основании соответствующего приказа (распоряжения) руководителя организации не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения.

При этом формулировки записей должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Об этом сказано в пункте 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .

Раздел «Сведения о работе» включает четыре графы. Вначале в виде заголовка в третьей графе впишите полное официальное наименование работодателя и краткое, если есть.

Под заголовком в первой графе поставьте порядковый номер записи. Во второй графе "Дата" заполните три столбца, в каждом из которых арабскими цифрами впишите соответствующую названию столбца информацию.

Затем в третьей графе заполните информация о том, куда принят работник (отдел, подразделение) и какую трудовую функцию в соответствии со штатным расписанием он будет выполнять (профессия, должность, специальность).

В четвертую графу внесите реквизиты документа, которым человек принят на работу.

• Важно:
• С каждой записью, которая вносится в трудовую книжку, нужно ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке по форме № Т-2, в которой такая запись дублируется.

Если работнику присваивается новый разряд (класс, категория и т. п.), об этом нужно сделать запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки.

Установление второй и последующей профессии, специальности, квалификации отмечайте в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или других категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Об этом сказано в пункте 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 .

Вот пример оформления документа, когда работник получил новую профессию:

Записи в трудовой книжке о поощрениях работника

За время работы в организации сотрудник может быть награжден. В трудовую книжку вносите сведения о следующих награждениях (поощрениях) за трудовые заслуги сотрудника:

• о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
• о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организацией, в которой сотрудник работает;
• о других видах поощрения, предусмотренных законодательством, коллективными договорами, Правилами трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, которые предусмотрены действующей в организации системой оплаты труда или выплачиваются на регулярной основе, в трудовые книжки не вносите.

Об этом говорится в пунктах 24, 25 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Запись о награждении (поощрении) в трудовую книжку сотрудника внесите в следующем порядке.

В начале графы 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всей трудовой деятельности сотрудника).

В графе 2 укажите дату награждения. В графе 3 напишите, кем награжден сотрудник, за какие достижения и какой наградой. В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого внесена запись.

Ниже - пример записи в трудовой книжке о премировании работника:

Запись в трудовой книжке при увольнении

Начнем с самой распространенной ситуации, когда требуется внести запись в трудовую книжку - увольнение. Образец заполнения приведем ниже.

Причину, по которой вы расторгаете договор, формулируйте точно так же, как это основание прописано в ТК РФ . Ну или в другом федеральном законе, если это какой-то особый случай (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). А завершите эту запись ссылкой на номер статьи, ее часть и пункт, где обозначена соответствующая причина увольнения.

Допустим, вы увольняете работника по его собственному желанию. Тогда, делая запись в трудовой книжке (образец ниже), нужно сослаться на пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ. Ведь именно так требует поступать пункт 15 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .

Пример:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Сотрудник берет отпуск перед увольнением по своему желанию? В таком случае записи в трудовой книжке о причине расторжения договора будут такими же, как обычно. Только днем увольнения поставьте именно дату окончания отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). Это число укажите в графе 2 раздела «Сведения о работе», даже если оно выпадает на выходной или праздник.

Рассчитать работника и выдать ему документы вы должны в его последний рабочий день, который предшествует отпуску (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1). Поэтому в графе 4 той же строки укажите реквизиты приказа о прекращении договора или о предоставлении отпуска с последующим увольнением.

Образец записи в трудовой книжке об увольнении работника «по собственному желанию» вы найдете далее в статье. А набор формулировок для других распространенных оснований для расторжения контракта мы привели в таблице ниже.

Образцы записей в трудовой книжке при увольнении: таблица

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении работника

Предположим, сотрудник, который числится внешним совместителем, увольняется с основного места работы. Организация принимает его в свой штат на полную ставку. В таком случае превращение совместителя в основного работника оформляют одним из двух способов.

1. Уволить с должности по совместительству и принять уже на основную работу. Тут вы сделаете две привычные записи в трудовых книжках: об увольнении и следом о приеме на работу.
2. Подписать дополнительное соглашение к действующему трудовому договору. В этом документе зафиксируйте новые условия о статусе работника, времени работы и оплате труда. А запись о переводе внесете в книжку.

Запись о совместительстве в книжке есть

Если предыдущий работодатель внес информацию в трудовую книжку, в этом случае после сведений об увольнении с прежней основной работы надо вписать полное и сокращенное наименование компании (если есть).

Ниже в графе 3 указать, что работа в должности становится основной и с какого числа. В графу 4 вписать реквизиты приказа о переоформлении на основную работу. Такие разъяснения содержит и письмо Роструда от 22 октября 2007 г. № 4299-6-1 .

Записи о совместительстве в трудовой книжке нет

Если запись о совместительстве отсутствует, то в графе 3 надо вписать, что сотрудник принят на должность с первого дня совместительства. И следом указать период работы в таком статусе.

В графе 4 поставить реквизиты приказов о приеме на работу по совместительству и переоформлении на основную работу. Ниже представлен образец заполнения трудовых книжек.

Изменились название, организационно-правовая форма компании: образец записи в трудовой книжке

Допустим, компания меняет свое название или после реорганизации превращается из ООО в ЗАО. Как быть в таких случаях, подсказывает пункт 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» надо написать о происшедших изменениях и отметить их дату. А в графе 4 приведите основание - приказ или другое решение работодателя, его дату и номер. Графы 1 и 2 не заполняйте, то есть номер и дату записи не ставьте.

Как сделать запись в трудовой при реорганизации компании, смотрите на образце ниже.

Аналогичные сведения надо сделать, когда работодатель-предприниматель меняет фамилию. Формулировка может быть такой: «Индивидуального предпринимателя Кузнецову Елену Михайловну с 30 июля 2013 года считать индивидуальным предпринимателем Самойловой Еленой Михайловной».

Что делать, если в трудовой книжке пропустили запись

Компания случайно пропустила запись в книжке, например о переводе сотрудника на другую работу. Эти сведения надо отразить. Но как это сделать? Сейчас подскажем.

Внесите пропущенную запись в трудовую книжку после всех заполненных строк в разделе «Сведения о работе». Отменять предыдущие, которые по хронологии должны были следовать за ней, оснований нет. Признать недействительной можно только неправильные или неточные данные (п. 30 Правил , п. 1.2 Инструкции ).

Правила и Инструкция предусматривают всего три даты, которые требуется вносить в графу 2: день приема на работу, увольнения и внесения записи. Очевидно, что напротив недостающей записи можно отразить только дату ее внесения. А вот дату пропущенного события можно зафиксировать в графе 3 той же строки.

По тому же алгоритму действуйте и в том случае, если приходится восстанавливать запись в трудовой книжке уже после увольнения работника. Только прежде нужно отразить наименование компании. А в конце поставить печать, подпись кадровика и самого работника.

Как исправить неточные записи в трудовой книжке

Допустим, компания внесла в книжку нового работника запись о приеме с тем же порядковым номером, что был в предыдущей об увольнении. Или ошиблась в наименовании должности, допустила опечатку в фамилии работника и т. п. Все эти погрешности надо обязательно исправить.

После ошибочной записи трудовой книжке сделайте еще одну - в ней признайте неверные данные недействительными, а затем внесите правильные. Образцы записи в трудовую книжку представлены ниже..

А вот если, увольняя работника, вы завизировали записи в трудовой книжке штампом «для документов», то это не страшно. Просто рядом с его оттиском поставьте круглую печать компании. Только сделайте это обязательно, поскольку подтвердить запись можно строго основной печатью организации. Если ком пания отказалась от печати , она вправе не заверять документ штампом.

Иногда в трудовую книжку сотрудника внесены не все записи. К примеру, работник был переведен на работу в обособленное подразделение по такой же должности. Кадровики запись о переводе вносить в книжку не стали. Но после этого работника повысили и в трудовую книжку была внесена запись о новой должности. В данном случае в трудовой получится пропуск и эту запись потребуется внести. В статье рассмотрим как внести пропущенную запись в трудовую книжку.

Законодательная база

Учет трудовой деятельности своих сотрудников, трудящихся на основной работе более 5 лет – это обязанность работодателя. Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка является основным документом такого учета. Бланк трудовой книжки утвержден постановлением Правительства РФ №225 «О трудовых книжках» от 16.04.2003, а порядок ее заполнения – постановлением Минтруда России №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003. Указанные нормативные документы также содержат и правила внесения исправлений в трудовую. А так как пропущенная в книжке запись является одной из часто допускаемых ошибок, рассматривать будем порядок их исправления.

Ошибки в трудовых книжках

Трудовая книжка это один из важных документов, который потребуется гражданину при оформлении своей пенсии. Все записи, которые работодатели вносят в трудовую являются подтверждением страхового стажа работника.

Предположим, что гражданину, работающему на вредных работах или в тяжелых условиях, положена льготная пенсия. И для ее оформления потребуются доказательства, что работа действительно являлась вредной. В этом случае нужно будет, чтобы наименование его профессии, указанной в трудовой, совпадало с наименованием, которое содержится в ЕТКС. Если наименования профессий не совпадают, то гражданину возможно в назначении льготной пенсии откажут. придется собирать дополнительные документы, справки, договора с работодателями и другие бумаги для подтверждения стажа.

В трудовой возможны следующие ошибки:

• неверная информация внесена на титульный лист;
• внесены неверные сведения на другие страницы книжки;
• пропущена запись в трудовой книжке.

Ошибки на титульном листе трудовой книжки недопустимы, в некоторых случаях бланк такой трудовой книжки считается испорченным. При этом составляется соответствующий акт, на основании которого и происходит уничтожение книжки. После этого выписывается новый бланк трудовой, а затраты на нее оплачивает работодатель.

Если ошибки допущены на других листах книжки, то исправления допустимы и имеют определенный порядок. Ошибочная информация признается недействительной, после чего путем внесения новой записи вписываются верные сведения. Нумерация записей при этом должна быть сквозной.

Большие сложности у кадровика возникают, когда ошибкой является пропущенная запись и ее требуется в книжку внести. Причем возможен пропуск следующей информации:

• наименование работодателя;
• сведения о переводе работника;
• запись о службе в армии;
• иная информация.

Если это произошло, то ошибку нужно исправить путем внесения новой записи в трудовую книжку.

Общие правила исправления ошибок, допущенных в трудовых книжках

Важно! Вносить какие-либо исправления в трудовую по своему усмотрению нельзя. Для этого должны соблюдаться особые требования. А исправления без соблюдения этих требований могут привести к нежелательным последствиям.

Общий порядок исправления ошибок в трудовой книжке следующий:

1. Если ошибочная запись содержится на титульном листе, то ее необходимо перечеркнуть.
2. Неверная информация, внесенная в сведения о работе признается недействительной.
3. Исправить ошибку в трудовой может не только допустивший ее работодатель, но и тот, кто ошибку обнаружил.
4. В книжку может быть довнесена забытая запись, например о службе в армии, о реорганизации фирмы, о повышении квалификации, о переводе и др.

Как внести пропущенную запись в трудовую книжку

Законодательство РФ не запрещает при необходимости вносить изменения в трудовую книжку. Порядок, по которому происходит восстановление пропущенных записей законодательно не предусмотрен. Поэтому воспользоваться можно общим утвержденным порядком по внесению записей в трудовую и исправлению в ней ошибок.

Исправлять ошибки в трудовой должен тот работодатель, который эту ошибку допустил. Однако, это может сделать и тот работодатель, которым ошибка была обнаружена и у которого работник трудится в настоящее время. Однако, для этого в качестве основания ему потребуется надлежащим образом оформленная справка.

Справку должен предоставить работодатель, допустивший эту ошибку. Использовать в качестве подтверждения данной информации показания свидетелей нельзя. То есть устное свидетельство работника или иных лиц не является основание для внесения пропущенной записи в книжку. В качестве такого основания может выступать только официальная справка.

Важно! Вносить исправления в книжку простым зачеркиванием неверной записи нельзя. Это относится как к разделу «Сведения о работе», так и к разделу «Сведения о награждениях».

Если вернуться к нашей ситуации, то недействительной информации в книжке не содержится, а просто имеется факт пропуска одной записи (в нашем примере это перевод сотрудника в другое подразделение).

Как внести в трудовую книжку пропущенную запись о службе в армии

Важно! Если работник служил, то запись об этом должна быть внесена в трудовую книжку. Но не всегда кадровики помнят об этом и забывая о записи об армии сразу же вносят сведения о трудоустройстве. Это ошибка и она потребует исправления.

Исправить такую ошибку может как прошлый работодатель, допустивший ее, так и настоящий работодатель. Для исправления ошибки запись о службе вносится в раздел, который содержит сведения о работе. Для наглядности приведем образец такой записи.

Как внести пропущенную запись, если в трудовой книжке уже нет места

Иногда дополнительную запись в трудовую книжку уже просто некуда внести, так как она закончилась. В этом случае к трудовой следует завести вкладыш и внести в него необходимые сведения должный образом. После этого вкладыш потребуется подшить к трудовой книжке. Вкладыш в трудовую представляет собой ее продолжение, потому для удобства рекомендуется прикрепить его в конце книжки. Таким образом будет соблюдаться хронологический порядок записей и в книжке и во вкладыше. Наиболее надежным способом является вшивание бланка в книжку. Для этого используют суровую нитку и делают при этом по 3-5 проколов.

После этого на первой странице проставляется штамп, а также указываются реквизиты вкладыша, его серия, номер и дата выдачи. При этом следует помнить, что без трудовой книжки вкладыш не будет иметь юридической силы.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Что делать, если до записи о приеме нового сотрудника на работу кадровик забыл указать наименование организацией? Является ли это ошибкой и если да, то как это исправить?

Ответ: Да, если кадровик забыл указать наименование компании работодателя и сразу внес запись о приеме на работу – это ошибка. Необходимо обязательно указываться наименование компании полностью, а также в сокращенном виде. Но данную ошибку исправить также можно. Для этого потребуется указать наименование организации по указанным правилам, а после этого под следующим порядковым номером признать запись о работе ошибочной. Затем под очередным порядковым номером нужно будет внести новую запись.

Главным документом, который может подтвердить рабочий стаж, является трудовая книжка. Если пропущена запись в трудовой книжке нужно знать, как исправить такую ситуацию. Конечно, такой документ – не единственный, который может подтвердить стаж (есть приказы о назначении и увольнении, копии лицевых счетов и другие). Но если не будет, например, строки об увольнении с предыдущего места работы, внести сведения относительно приема на другую не выйдет.

Обязанность работодателя

Что делать, если запись в трудовую книжку не внесена? Стоит волноваться не только человеку, в чьем документе не заполнены нужные строки, но и работодателю. Вносить отметку о принятии, переводе, расчете сотрудника обязан именно он. А главным документом является трудовая книжка.

Обязанность относительно заполнения, внесения данных и разрешения ситуации, как внести пропущенную запись в трудовую книжку, регламентируется Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными Правительством и Инструкцией, выданной Минтруда.

Заполнение бланка, в том числе нового – также обязанность того, кто принимает на работу, пропускать ничего нельзя. Есть ряд правил заполнения, которые не могут нарушаться.

1. На основной странице не может быть ошибок, в том числе зачеркивания и исправлений.
2. При порче бланка неправильной записью замена происходит за счет работодателя.
3. Каждая новая строка информации имеет порядковый номер по очереди.
4. Нельзя зачеркивать записи: неправильные данные подписываются «недействительные», под ними вносятся правильные.
5. Если данные не внесены (например, о переводе), и за ней появилась следующие, недостающие сведения вписываются в следующую строку с очередным порядковым номером.

У работника часто возникает вопрос, можно ли внести информацию, которую упустили кадровики. Это сделать необходимо, причем нанимателю, который обнаружил ошибку.

Частые ошибки

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку осуществляется в фирме, где она была допущена. Образец внесения данных, даже корректирующих, не отличается от стандартного порядка.

Чтобы сделать новую отметку, нельзя перечеркивать уже существующие. В этом случае указывается, что данные под порядковым номером №Х считать недействительными. Самые распространенные ошибки при оформлении бланка:

• ошибки в написании порядкового номера;
• описка в дате, которая указывается во второй графе;
• один из вариантов неточности – если работодатель внес некорректную формулировку причины увольнения (этот пункт должен соответствовать норме закона и статье Трудового кодекса);
• часто кадровики «забывают» внести данные относительно перехода с работы по совместительству на постоянную основу;
• другие описки, в том числе грамматические ошибки.

Любые неточности в таком важном документе нужно исправлять как можно быстрее, причем руками нанимателя и его же ресурсами.

Если сведения не занесены

Вносим запись, если ее пропустили – это единственное правильное решение. Самые распространенные ситуации следующие.

1. Строка о приеме есть, а о расчете – нет. При увольнении каждый человек должен контролировать внесение данных: если их умудрились пропустить, нужно сразу обращаться в отдел кадров.
2. Нет информации относительно перевода на другую должность. Так как в процессе перевода на руки книжка не выдается, это удастся узнать только при увольнении, и если соответствующий пункт упустили, то его нужно вписать.

Важно! Внесение недостающих сведений – задача работодателя независимо от того, бывший он или новый. В отделе кадров предприятия, куда устраивается работник, тоже могут внести данные на основе приказа об увольнении с прошлого места. Такая ситуация возможна, только если на предыдущем месте это сделать невозможно.

Порядок внесения пропущенной отметки

Пропущенные данные вносятся в следующую строку после заполненной независимо от того, как давно был совершен пропуск. В этом случае нет смысла указывать, что предыдущие записи недействительны, так как потом придется дублировать все эти недействительные строки.

Делается все это в таком порядке:

• номер п/п;
• дата внесения;
• информация о событии – перевод, увольнение, прием на работу;
• последняя графа – данные о дате и номере приказа, на основании которого вписываются сведения.

Если данные не внесены до увольнения с конкретного места работы, проводится учет по тем же правилам, но печать после не ставится. Заверение всех пунктов по конкретному месту работы будет осуществляться печатью в момент увольнения.

Подлинность внесенной информации независимо от того, кто ее записывает и через какое время после пропуска, подтверждается документами – приказами относительно такого действия бывшего или текущего нанимателя.

Вывод

Пропуск (невнесение) информации в трудовую книжку – нарушение законодательства в сфере трудоустройства со стороны работодателя. Отвечать за исправление неточностей, исправлять ошибки и вносить пропущенные данные обязан работодатель лично или специалист отдела кадров. Конечно, сотрудник должен и самостоятельно контролировать правильность внесения данных в его документ.